Документальные и фактографические информационные системы отличаются подходом к хранению и обработке информации. 2

Документальные системы хранят и выдают документы и тексты целиком. 2 Единичным элементом данных в таких системах является неструктурированный на более мелкие элементы документ. 48 Обычно это текстовые файлы, но к классу неструктурированных документов могут также относиться звуковые и графические файлы. 4

Фактографические системы хранят, ищут и выдают сведения (факты) об определённом объекте, представленные в специальной форме. 2 Такие системы оперируют со сведениями, которые представлены в виде формализованных записей данных. 1

Например, на запрос «какова скорость света» в документальных системах будут выданы статьи и книги, в которых говорится о скорости света, а в фактографических — сообщение о том, какова скорость света. 2

Таким образом, в документальных системах анализируется и описывается, «о чём говорится в документе», а в фактографических — «что именно сообщается в документе». 2