Формат XML в проектной документации отличается от других форматов тем, что позволяет передавать данные в машиночитаемом виде. 34 Это облегчает работу с большим массивом документов и уменьшает количество ошибок при подаче документации. 34

Некоторые преимущества XML-формата:

• даёт возможность собирать, обрабатывать и насыщать информационные системы структурированными взаимосвязанными данными об объекте капитального строительства; 5
• исключает человеческий фактор из процесса обработки документов и минимизирует риски ошибок, которые всегда существуют при ручном вводе данных; 5
• сокращает время регистрации заключения экспертизы в ЕГРЗ в среднем почти в 40 раз, позволяет включать сведения и документы в режиме 24/7; 5
• расширяет возможности анализа многих других данных, которые подготовлены для сметных расчётов или указаны в заключениях экспертизы. 5

Использование XML-технологий позволяет повысить надёжность передаваемых данных и снизить трафик при обмене. 2

При этом использование других форматов электронных документов, отличных от схем XML, допускается, но в ограниченных рамках. 4 Например, если на официальном сайте Министерства отсутствует XML-схема, электронные документы представляются в форматах doc, docx, odt — для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы, pdf — для документов с текстовым содержанием, в том числе включающих формулы и (или) графические изображения, xls, xlsx, ods — для документов, содержащих сводки затрат. 4