Отчёты отличаются от других элементов баз данных, таких как формы и страницы доступа к данным, по функциональному назначению и структуре. 13

Формы предназначены преимущественно для ввода данных. 2 Они могут содержать разделы для ввода информации, кнопки управления и другие элементы. 5

Страницы доступа к данным используются для предоставления доступа к информации, хранящейся в базе данных, пользователям интернета или интранета. 4 Такие страницы представлены двумя объектами: внутренним объектом базы и внешним объектом — файлом в формате HTML. 1

Отчёты, в свою очередь, служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство, а не на экран. 13 В них предусмотрены специальные меры для группировки выходных данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов. 13

Кроме того, структура готового отчёта отличается от структуры формы увеличенным количеством разделов. 13 Помимо разделов заголовка, примечания и данных, в отчёте могут содержаться разделы верхнего и нижнего колонтитулов. 13