Для оформления инвентарной книги в музейной практике рекомендуется следующее:

1. На титульном листе прописать наименование образовательного учреждения, название музея и дату начала заполнения книги. 2
2. Запись в инвентарную книгу производить одновременно с поступлением предмета. 1
3. Использовать чёрные или фиолетовые чернила. 2 Исправления вносить в случае крайней необходимости красными чернилами, удостоверяя записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея. 2
4. Пронумеровать листы (простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа). 2
5. Прошнуровать книгу (прочными нитками так, чтобы свободно листать страницы). 1
6. Завершить подписью директора и печатью образовательного учреждения с записью «В книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». 1
7. Графы книги расположить на двух страницах одного разворота. 2

В самой книге указать следующую информацию:

• Порядковый инвентарный номер. 3 Одновременно с проставлением порядкового номера в книге тот же номер указывается и на регистрируемом предмете. 3
• Дата записи (полная, без сокращений). 3
• Время, источник и способ поступления. 3 Указывается дата, откуда поступил предмет или от кого. 3 Фиксируются полные имена и отчества сдатчиков, названия учреждений, передавших предмет в музей. 3
• Наименование и краткое описание предмета. 3 Записывается в общепринятом литературном выражении с указанием вариантов местных диалектных названий. 3 Указывается авторство, место происхождения, материал, из которого предмет изготовлен. 3
• Количество предметов. 3 Обычно пишется «1 экз.», но если регистрируется два или несколько одинаковых музейных предметов, то ставится соответствующее число. 3
• Материал и техника изготовления. 3 Указывается вид материала (камень, металл, дерево, ткань, картон, бумага, вата и пр.) и способ изготовления (например, литьё, чеканка, штамповка, гравировка, рукопись, машинопись, вязание, плетение, аппликация и пр.). 3
• Размер. 3 В музейном деле его принято указывать только в сантиметрах: высота, ширина (толщина для объёмных предметов). 3 Для круглых предметов — диаметр. 3
• Сохранность. 3 Фиксируются все повреждения предмета: пятна, загрязнения, ржавчина, проколы, разрывы, потёртости, сколы, помятость, сгибы, утраты деталей и т.п.. 3
• Стоимость (в рублях). 3 Фиксируется в случае покупки предметов в ценах на дату приобретения. 3
• Примечания. 3 Заносятся дополнительные сведения о предметах, а также делается отметка о передаче в другой музей и об исключении экспоната из основного фонда с указанием причины. 4

Когда книга заполняется полностью, в её конце вносится итоговая запись: «В настоящую инвентарную книгу внесено предметов (цифрами и прописью) с №__ по №__». 3