Для обеспечения сохранности и доступности архивных фондов в современных условиях рекомендуется:

• Создать оптимальные условия хранения. 1 В здании и помещениях архива должны быть противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы. 1
• Применять специальные средства хранения и перемещения архивных документов. 1 Например, металлические стеллажи, шкафы, сейфы. 5
• Проводить топографирование. 14 Это разработка схемы расположения дел в архивохранилище путём нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров). 4
• Контролировать движение документов. 14 Выдача документов из хранилища может осуществляться только для ограниченных целей и на строго определённый срок. 1
• Проверять наличие и состояние документов. 14 Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учётных документах архива. 1
• Осуществлять физико-химическую обработку документов. 2 Она помогает устранить причины ускоренного старения и разрушения архивных документов, восстановить их свойства и технические характеристики. 2
• Реставрировать документы. 3 В среднем в год архивные учреждения страны реставрируют свыше 3,3 млн листов документов на бумажной основе. 3
• Обеспечивать доступ к архивным документам. 1 Для этого можно предоставлять пользователям справочно-поисковые средства, подлинники и копии документов, а также использовать информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет. 1