Для справления с планом-графиком загрузки предметов в Госкаталог крупные музеи могут использовать следующие подходы:

• Вовлечение различных сотрудников. 1 Внесением информации занимаются хранители, сотрудники отдела учёта, а также все сотрудники музея, так или иначе вовлечённые в заполнение каталога. 1
• Оцифровка предметов и учётных документов. 23 Текущее наполнение информационной системы проводят силами сотрудников музея — в систему вносят учётные записи и описания, при необходимости загружают фотографии предметов. 2 Оцифровку архивных сведений обычно поручают профессиональным исполнителям. 2
• Использование музейной системы. 4 Она позволяет оптимизировать трудозатраты на загрузку предметов в Госкаталог. 4 Повторяющиеся значения заранее заносятся в справочники, и при вводе данных остаётся вписать только индивидуальные параметры предмета. 4 Также в системе есть групповая загрузка изображений и специальный сервис, который проверяет, какие предметы загрузились в Госкаталог успешно, а какие нет. 4