В каких случаях и как именно происходит списание недостач и потерь со счета 94?

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» предназначен для отражения потерь и недостач материальных ценностей. 14 Сюда записывают все недостачи, которые обнаружили при инвентаризации на складе или в кассе, приёмке товаров от поставщиков, оформлении документов, продаже товаров и пр.. 1

Есть два исключения, при которых суммы недостач не должны попасть в дебет счёта 94: 1

1. Недостачи находятся в рамках нормативов, которые были оговорены заранее, предусмотрены в договоре или законе. 1 Например, нормы естественной убыли или уровень потерь, которые допускает поставщик и гарантирует возмещение при превышении. 1 Такие суммы сразу списывают в расходы. 1
2. Недостачи образовались из-за стихийных бедствий. 1 Тогда суммы отправляются на счёт 99 и формируют убыток. 1

Списание сумм со счёта 94 происходит в зависимости от вида недостачи, причин её образования и источников компенсации потерь: 4

• Если потери выявлены при хранении или продаже ценностей, то в пределах норм естественной убыли они относятся на затраты на производство или расходы на продажу. 4 Для этого используют проводку: дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» — кредит счёта 94. 4
• Сверх норм естественной убыли — на финансовые результаты организации в составе прочих расходов. 4 Для этого используют проводку: дебет счёта 91 «Прочие доходы и расходы» — кредит счёта 94. 4
• Если известен виновник недостачи, являющийся работником организации, а сама организация не отказывается от взыскания ущерба с такого лица, потери относятся на него. 4 Для этого используют проводку: дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — кредит счёта 94. 4
• Если недостачи пытаются закрыть за счёт виновного лица, возможна ситуация, при которой сумма возмещения от работника будет меньше той, в которой компания понесла потери. 1 Тогда сумма разницы записывается в кредит 98 и постепенно переходит в прочие доходы. 1

Подтвердить списание сумм можно инвентаризационной описью, сличительной ведомостью, актом служебного расследования, документами по приёму материальных ценностей, решением суда, бухгалтерской справкой и другими документами. 1