Организация может компенсировать перерасход подотчётных средств работнику в следующих ситуациях:

• Перерасход обоснован. 1 Например, если сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (это может быть прописано в приказе руководителя о выдаче денег под отчёт). 1
• Сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода. 1 К ним относятся кассовые чеки, накладные и другие платёжные документы. 2

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. 1

Также работодатель обязан компенсировать сотруднику только те суммы, которые установлены коллективным договором или локальным нормативным актом организации. 1 Если сотрудник потратил больше, чем предусмотрено внутренними документами организации, организация вправе не возмещать такой перерасход. 1

Для возмещения личных расходов сотрудник пишет заявление и прикладывает к нему подтверждающие покупку документы. 1