Разница между учётом ГСМ по топливным картам и наличными расчётами заключается в способе оплаты топлива. 14

При оплате наличными ГСМ учитывают по чекам АЗС и авансовым отчётам водителей. 3 Для получения подотчётных средств из кассы компании необходимо дополнительное оформление документов, что усложняет документооборот. 5 Водитель должен иметь при себе наличные, что создаёт определённые риски. 5

При использовании топливных карт ГСМ отражают по накладной или акту оператора системы топливных карт, которые он составляет по итогам месяца. 3 Топливная карта не является денежным документом, поэтому авансовый отчёт работник не составляет. 2 Однако он должен предоставить организации оригиналы кассовых чеков, выданных ему на АЗС при заправке по топливной карте. 2

Некоторые преимущества топливных карт перед наличными:

• Полный контроль финансов. 1 Водитель не сможет потратить больше средств, чем есть на карте. 1 А литровый счёт невозможно обналичить. 1
• Прозрачность операций. 1 Всю информацию о списаниях компания получает в электронном виде. 1
• Упрощённый бухучет. 1 Отчёт о покупке топлива попадает в личный кабинет оператора, бухгалтеру нужно только проверить правильность реквизитов, сравнить фактическое поступление топлива с данными из отчёта и оприходовать документ. 1