Разница между приходным ордером и актом приёмки основных средств заключается в их назначении и условиях составления.

Приходный ордер (ф. 0504207) нужен, если имущество поступило без сопроводительных документов, его нашли во время инвентаризации, получили после демонтажа или ремонта имущества. 1 Также приходный ордер могут составить, если нужно отразить на счёте 0 101 00 основное средство, поступившее от контрагента. 1

Акт приёмки основных средств (ф. 0510452) необходим, чтобы оформить приёмку основных средств, закупка которых не проходит через ЕИС, и поставить на учёт денежное обязательство. 1 Акт приёмки — документ-основание, чтобы принять основное средство на баланс. 1

Таким образом, приходный ордер используют в случаях, когда нет расхождений между данными продавца и фактическими сведениями, а акт приёмки — когда такие расхождения выявлены. 45