Разница между первичной и унифицированной документацией в учёте заключается в следующем:

Первичная документация — это документы, которые подтверждают факт хозяйственной жизни бизнеса: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. 14 На основе первичной документации проводят платежи, делают бухгалтерские проводки, признают доходы и расходы в налоговом учёте. 1

Унифицированная документация — это специально разработанная типовая форма первичного документа, применяемая для оформления однородных операций любыми организациями вне зависимости от сферы деятельности или организационно-правовой формы. 3

В настоящее время применение унифицированных форм не обязательно. 3 Организации могут, исходя из собственных потребностей, организовать документооборот следующим образом:

• продолжать применять унифицированные документы; 3
• модифицировать унифицированные документы с учётом потребностей организации и утвердить их в качестве приложения к учётной политике; 3
• разработать собственные формы первичных документов и утвердить их в качестве приложения к учётной политике. 3

Однако унифицированные бланки обязательны только в некоторых случаях: для банковских и кассовых документов, например для приходных и расходных ордеров, а ещё — для транспортной накладной. 19