Перерасход подотчётных средств — это ситуация, когда сотрудник на реализацию тех или иных нужд должен был затратить определённую сумму, однако фактически затратил больше, то есть часть денег инвестировал из своего личного кармана. 3 В этом случае компания обязана возместить ему перерасход после утверждения авансового отчёта руководителем. 14

Нецелевое расходование подотчётных средств — это ситуация, когда работник израсходовал собственные денежные средства без согласования с руководителем, то есть действовал от своего имени. 9 Например, если менеджер провёл переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрёл материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика. 9

Таким образом, основное различие между перерасходом и нецелевым расходованием подотчётных средств в том, что при перерасходе компания возмещает потраченную сумму, а при нецелевом расходовании — нет, так как в этом случае работник действовал от своего имени и не согласовывал траты с руководителем. 9