Различия между проводками при возврате подотчётных сумм и при перерасходе заключаются в том, что при возврате используется дебетовый остаток счёта 71, а при перерасходе — кредитовый. 14

Дебетовый остаток означает наличие неиспользованного остатка, который нужно вернуть в кассу. 4 Например, такая проводка: «50 (51) 71 — сотрудник вернул неиспользованный остаток». 4

Кредитовый остаток означает наличие перерасхода, который организация должна выплатить подотчётному лицу. 14 Например, такая проводка: «71 50 (51) — подотчетнику возмещён перерасход». 4

Перерасход отражается в учёте уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчёт и подтвердил свои издержки документально. 5 Возврат же происходит, когда из утверждённого авансового отчёта следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчётной суммы. 2