Некоторые причины, по которым может расти расход офисной бумаги в компаниях:

• Неправильное использование. 3 Сотрудники могут распечатывать черновики приказов, многие из бумажных документов оказываются невостребованными и утилизируются, рассылаются письма, которые никто не читает. 3
• Отсутствие оптимизации процессов печати. 5 Например, можно внедрить двустороннюю печать по умолчанию, использовать энергосберегающие принтеры и цифровые подписи для сокращения распечатываемых документов. 5
• Недостаточная осведомлённость сотрудников о преимуществах электронных документов. 5 Обучение и разработка политики сокращения расходов на бумагу помогут повысить осознанность сотрудников и уменьшить ненужный расход ресурсов. 5

Также в прошлом расход офисной бумаги мог увеличиваться из-за роста цен и дефицита расходных материалов, что вынуждало компании переводить «бумажные» процессы в цифровой вид. 14