Основные правила заполнения акта приёмки в бюджетной сфере (форма 0510452) включают следующее:

1. Документ составляют на основании документов, которыми контрагент подтвердил поставку товаров или выполнение работ и услуг. 1 Это могут быть накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры и прочие документы. 1
2. Ответственность за формирование акта возлагается на члена приемочной комиссии или другого сотрудника учреждения. 1
3. В шапке документа указывают данные получателя и заказчика: наименование, юридический адрес, код ОКТМО, ОГРН, ИНН, КПП. 2 Также указывают наименование валюты, фактический адрес поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, номер и дату документа о создании приемочной комиссии, реквизиты контракта и документа об отгрузке. 2
4. Основная часть состоит из 5 разделов: 2

• Раздел 1: сведения о поставщике (подрядчике), грузоотправителе, страхователе. 2 В нём указывают наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, ОГРН. 2
• Раздел 2: сведения о транспортировке и приёмке груза. 2 В нём указывают дату и время отправки груза, прибытия на место назначения, выдачи груза транспортной организацией, вскрытия транспортных средств, доставки груза на склад получателя, начала и окончания приёмки груза. 2
• Раздел 3: сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза. 2 В нём указывают информацию о целостности пломб, упаковки, способах измерения и количестве груза, перечне товаров и условиях хранения. 2 Данный раздел подписывают представители получателя и поставщика. 2
• Раздел 4: сведения о приёмке товаров, работ, услуг. 2 В нём указывают код товара, работ, услуг по ОКПД2, наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), страну происхождения, код и условное обозначение единицы измерения, количество товаров, цену за единицу, общую стоимость товаров (работ, услуг) без НДС, ставку НДС, сумму НДС, предъявляемую покупателю, стоимость товаров (работ, услуг) с НДС. 2
• Раздел 5 заполняется при наличии количественных и качественных расхождений при приёмке товаров, работ, услуг. 2 В нём указывают код товара, работ, услуг по ОКПД2, его наименование, количество, стоимость с НДС, информацию о несоответствии перевозочным документам страны происхождения, номера декларации или партии, требованиям, функциональным и техническим характеристикам, прочую информацию о несоответствии качества товара, работы, услуги. 2

Акт приёмки подписывают ответственное лицо, принявшее товары или результаты работ (оказания услуг), и члены комиссии простой электронной подписью, председатель комиссии и руководитель организации квалифицированной электронной подписью. 2 Поставщик, подрядчик или исполнитель подписывают копию электронного документа на бумажном носителе. 2

Если у учреждения нет технической возможности организовать электронный документооборот, допускается составление и подписание акта на бумажном носителе. 3