Для ведения бухгалтерского учёта при обнаружении недостач необходимо:

1. Оформить недостачу на основании сличительной ведомости. 2 В ней отражают данные на начало и окончание инвентаризации по каждой позиции ТМЦ, а также фиксируют сумму недостачи в денежном и натуральном выражении, балансовую стоимость утраченного товара и другую информацию. 1 Ведомость заверяется всеми участниками инвентаризационной комиссии и передаётся в бухгалтерию. 1
2. Отразить недостачу на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 15 По дебету счёта указывается стоимость недостачи, по кредиту — сумма её отнесения на расходы. 1
3. Составить проводки: 2

• Дебет 94 Кредит 10, 41, 43 — учтена недостача; 2
• Дебет 20, 44 Кредит 94 — списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли; 2
• Дебет 91-2 Кредит 94 — стоимость материалов сверх норм естественной убыли списана в прочие расходы. 2

1. Если есть материально ответственное лицо и доказана его вина, можно отнести сумму недостачи на расчёты с ним проводкой: Дебет 73-2, Кредит 94. 4
2. Если виновного нет, списание недостачи при инвентаризации относят в прочие расходы: Дебет 91-2, Кредит 94. 4

Списать недостачу нужно в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. 2

Для получения более подробной консультации по ведению бухгалтерского учёта при обнаружении недостач рекомендуется обратиться к специалисту.