Некоторые способы отслеживания и проверки платёжных операций в сфере бизнеса:

• Внедрение многоуровневой системы проверки. 1 Она включает первичную проверку всех данных о платежах на этапе их подготовки, вторичный контроль после внесения данных ответственным лицом и финальное одобрение уполномоченным сотрудником перед отправкой платежа. 1
• Интеграция с учётными системами. 1 Например, ERP-системы позволяют автоматически сверять данные о задолженности, предоплатах и статусах поставщиков с внутренними отчётами компании. 1 CRM-системы хранят информацию о взаимодействии с поставщиками, включая историю сделок и оплат. 1 Банковские платформы упрощают проверку корректности реквизитов и статусов счетов перед отправкой средств. 1
• Настройка автоматических уведомлений и ограничений. 1 Например, уведомления о предстоящих сроках платежей, проверка лимитов на максимальную сумму платежей для каждого поставщика, проверка статуса контрагента через государственные реестры. 1
• Документирование и архивирование данных. 1 Система должна автоматически архивировать информацию обо всех проведённых платежах, включая реквизиты, суммы, даты и ответственных лиц. 1
• Обучение сотрудников и регламентация процессов. 1 Важно, чтобы все сотрудники, вовлечённые в процесс, имели чёткое представление о своих обязанностях. 1 Для этого нужно организовать тренинги, утвердить внутренние правила и инструкции, описывающие каждый этап проверки платежей. 1
• Использование аналитических инструментов. 13 Система может быть настроена для автоматического анализа платежей на наличие отклонений. 1 Например, если платёж по одному и тому же контракту выполняется дважды или сумма не совпадает с условиями договора. 1 Также современные системы предлагают функции антифрода, которые отслеживают подозрительные операции и сигнализируют о потенциальных рисках. 1
• Ручная проверка. 1 Регулярно нужно проводить выборочные проверки платежей, чтобы убедиться в корректности работы системы и отсутствия ошибок. 1

Также для отслеживания поступлений и списаний можно использовать банковские выписки по расчётному счёту. 2 С их помощью можно сверить доходы и расходы, изучить операции по конкретному контрагенту за определённый период. 2