Один из способов электронной обработки счетов-фактур с учётом доли НДС — использование электронных счетов-фактур (ЭСФ). 12 Это цифровые документы, которые направляются и принимаются с помощью операторов электронного документооборота (ЭДО) и упрощают процесс обмена информацией между компаниями и контрагентами. 2

Процесс обмена ЭСФ: 1

1. Продавец составляет ЭСФ, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передаёт контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. 13 Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа. 1
2. Оператор ЭДО координирует доставку файла, проверяет соответствие утверждённому ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения. 13
3. Покупатель подтверждает получение счёта-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО. 13

Для корректного оформления ЭСФ необходимо указать все обязательные реквизиты согласно законодательству. 1 К ним относятся полное наименование организации-отправителя и организации-получателя, их ИНН и КПП, номер и дата счёта-фактуры, сумма счёта с указанием НДС, коды государственной классификации продукции и услуг, сведения о поставщике и покупателе, их адреса, подписи уполномоченных лиц и другие. 1

Также для автоматизации обработки счетов-фактур можно использовать специальные программы, например Directum RX, где счета-фактуры, полученные от контрагентов через сервисы обмена, заносятся в систему автоматически. 3