Несколько способов оптимизации расходов на конференциях:

• Раннее бронирование площадки. 2 Это обойдётся дешевле, чем искать место в последний момент. 2
• Переговоры с владельцами бизнес-площадок. 2 Они заинтересованы в арендаторах, и если речь идёт о B2B-ивенте, гости могут быть их потенциальной аудиторией. 2 Взамен на снижение стоимости бронирования можно предложить рекламу или, например, базу контактов. 2
• Онлайн-формат мероприятия. 1 Потребуются дополнительные расходы на студию и техническую часть, но уйдёт целый блок трат на поиск площадки большой вместимости, логистику сотрудников или гостей, кейтеринг. 1
• Планирование даты в будние дни. 1 Особенно в периоды межсезонья. 1 Например, проведение конференции во вторник в ноябре в Москве может обойтись в среднем на 30% дешевле, чем в пиковую пятницу. 1
• Отказ от печатных буклетов. 1 Всю полезную информацию (программу и расписание, карту мероприятия, время регистрации и заезда и пр.) можно собрать в цифровом формате. 1
• Использование нишевых специалистов. 2 В целях оптимизации бюджета предпочтение можно отдать нишевым специалистам. 2
• Продвижение в сети. 2 Для этого можно воспользоваться контекстной рекламой, созданием и размещением баннеров на крупных сайтах, профессиональными блогами или Telegram-каналами. 2

Выбор способов оптимизации расходов на конференции зависит от конкретных условий и целей организации.