Некоторые особенности учёта подотчётных сумм в бухгалтерском балансе:

• Использование активно-пассивного счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами». 13 По дебету счёта проходят суммы, выданные работнику авансом или вследствие перерасхода. 1 По кредиту — израсходованные работником согласно авансовым отчётам или возвращённые в организацию. 1
• Отражение задолженности в балансе в зависимости от её характера. 2 Если сотрудник ещё не отчитался за полученные средства, то сумма, выданная под отчёт, отражается в активе баланса как дебиторская задолженность. 2 Если же сотрудник излишне израсходовал средства, то сумма отражается в пассиве как кредиторская задолженность. 1
• Учёт срока погашения задолженности. 1 Как правило, срок погашения не превышает года, поэтому задолженность учитывается как краткосрочная. 1 Если срок погашения больше 12 месяцев, то задолженность отражается в составе долгосрочной. 3
• Отсутствие зачёта между статьями активов и пассивов. 3 Сальдо по счёту 71 показывают в бухгалтерском балансе развёрнуто, то есть отражают дебетовый и кредитовый остаток. 3 Зачёт между этими статьями для счёта 71 не допускается. 3