Некоторые основные проблемы, которые могут возникать при использовании подотчётных средств в бизнесе:

• Несвоевременное представление авансового отчёта. 3 Если работник нарушит срок, работодатель имеет право удержать незакрытые авансовым отчетом суммы из его зарплаты. 3 Если не воспользоваться этим правом, то возникнет риск включения долга подотчётного лица в его доход, облагаемый НДФЛ. 3
• Дефекты в подтверждающих расходы документах. 3 К авансовым отчётам должны прикладываться первичные документы на получение подотчётным лицом товаров, выполнение работ, оказание услуг: товарные чеки, накладные, акты, квитанции и т. п.. 3 Если документы имеют дефекты, это может вызвать вопросы у проверяющих. 3
• Нарушение порядка ведения кассовых операций. 3 Выявленное проверяющими нарушение может привести к наложению штрафа. 3
• Невозвращённые подотчётные средства. 4 Если работник не отчитался о выданных ему под отчёт деньгах и не вернул их в кассу, подотчётные суммы могут превратиться в облагаемый НДФЛ доход. 4

Чтобы избежать проблем, рекомендуется устанавливать разумные сроки, на которые выдаются деньги под отчёт, и сроки, в течение которых работник должен отчитаться. 5 Также следует проверять чеки и убедиться, что подотчётник платил своей или корпоративной картой. 5