Некоторые основные принципы ведения авансовых отчётов в корпоративных системах:

• Выбор формы авансового отчёта. 1 Есть унифицированная форма АО-1, но она необязательная. 1 Организация может разработать собственную форму и утвердить её приказом. 1 Важно, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 закона №402-ФЗ. 1
• Установление списка подотчётных лиц, максимальных сумм и сроков отчётности. 1 Срок может быть любым, кроме авансового отчёта по командировочным расходам. 1 По постановлению правительства №749 за них работник должен отчитаться в течение трёх рабочих дней со дня выхода на работу после командировки. 1
• Проверка и утверждение авансового отчёта. 1 Сроки и порядок проверки устанавливает работодатель. 1 Типовую форму авансового отчёта обычно проверяет бухгалтер, а затем передаёт на подпись главному бухгалтеру и руководителю. 1 Если бухгалтерии нет, всё это может сделать сам руководитель. 1
• Компенсация перерасхода. 1 Если по итогам авансового отчёта бывает перерасход, то его компенсируют любым удобным способом — наличными или на банковскую карту. 1 Расходы, оплаченные деньгами работника, можно учесть только после того, как погасят долг перед ним. 1
• Оформление одного авансового отчёта на несколько случаев выдачи денег. 2 С 2025 года можно оформить один авансовый отчёт сразу на несколько случаев выдачи денег одному или нескольким сотрудникам. 2 В документе нужно указать фамилии и инициалы всех получателей, суммы выданных наличных и период, на который эти средства предоставляют. 2