Некоторые основные правила и ограничения для расчётов с подотчётными лицами в организациях:

• Выдавать деньги под отчёт можно только сотрудникам, с которыми заключён трудовой договор или договор ГПХ. 13 Лицам, с которыми не заключён договор, выдавать подотчётные средства нельзя. 2
• Отчитаться за расходование средств должен именно тот сотрудник, который получил их на руки. 1 Передача денег от одного подотчётного лица другому недопустима. 1
• Работодатель сам устанавливает сроки: 3
• за сколько дней выдавать суммы под отчёт (например, за день до командировки или предстоящих расходов); 3
• на сколько можно выдать деньги под отчёт (например, для оплаты товаров и услуг — на неделю, а для командировочных расходов — на срок командировки); 3
• когда нужно отчитаться по расходам (например, в течение трёх дней с момента покупки товара). 3
• Выдать деньги под отчёт можно наличными из кассы или на банковскую карту. 3 Наличные под отчёт можно выдать из кассы, только если они получены с расчётного счёта или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. 3 Поступления из других источников выдавать нельзя. 3
• Существует лимит на расчёт наличными с другими организациями и ИП. 1 Более 100 тыс. рублей по одному договору наличными деньгами передавать нельзя. 1
• Необлагаемый лимит суточных для целей расчёта НДФЛ — 700 рублей (2 500 рублей при заграничной командировке). 1