Чтобы избежать претензий налоговых органов в отношении представительских расходов, рекомендуется принять следующие меры:

• Чётко прописать в первичных документах цель официального мероприятия. 2 Это поможет обосновать, почему компания пошла на такие расходы. 2
• Оформить приказ директора и смету представительских расходов. 2 Также нужно составить акт (отчёт) о проведённых переговорах. 2 Помимо этих внутренних документов, понадобятся первичные, подтверждающие расходы. 2
• В отчёте о представительских расходах подробно описать, как прошли переговоры. 2 Нужно указать, где и когда проходило мероприятие, участников встречи, цель переговоров и их результат. 2
• Закрепить перечень затрат в смете на представительские расходы. 4 Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, к смете следует приложить первичные расходные документы — чеки, накладные, акты. 35
• Контролировать, чтобы в документах не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий. 1 Например, стоит избегать слов «концерт», «бассейн», «артисты», «баня», «экскурсия». 1

Если есть сомнения относительно оформления и учёта представительских расходов, лучше проконсультироваться с экспертом. 5