Некоторые меры, которые можно предпринять для оптимизации представительских расходов в компании:

• Определить точную сумму и назначение расходов. 2 Для этого нужно собрать данные о расходах за прошлые периоды, установить, кто из сотрудников был их инициатором, и распределить расходы по местам их возникновения (подразделениям, представительствам и др.). 2
• Установить единый принцип планирования затрат. 2 Можно установить лимит в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01%. 2 Полученную сумму нужно распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. 2
• Закрепить процедуру планирования представительских расходов в корпоративном стандарте. 2 Если расходы нерегулярны, то стоит по мере актуальности издавать приказы, где следует утверждать суммы лимитов для каждого из директоров и подразделений (отделов) предприятия. 2
• Подготовить документы, которые будут подтверждать обоснованность расходов. 3 Это внутренние документы, устанавливающие порядок траты средств на представительские расходы, а также соглашения с покупателями, согласно которым все расходы, связанные с проводимым мероприятием, принимающая сторона берёт на себя. 3
• Собрать все чеки, счета-фактуры и акты выполненных работ. 1 Это поможет корректно подтвердить все расходы. 1

Для разработки индивидуальных мер по оптимизации представительских расходов рекомендуется обратиться к финансовому специалисту.