Отдел закупок может выполнять следующие функции в зависимости от конкретной организации и стратегии её деятельности:

• Определение потребности в закупках. 3 Потребности в ресурсах формируются различными подразделениями организации и оформляются в виде заявок на закупку. 3
• Планирование закупок. 3 После определения потребности необходимо детальное планирование закупок ресурсов по количеству (объёму), срокам поставки, качеству, бюджету. 3
• Выбор поставщиков. 3 Для обеспечения стабильных поставок и высокого качества закупок, организация должна тщательно подходить к выбору поставщиков. 3
• Размещение заказов. 3 Размещение заказов предполагает оформление различных закупочных документов и сообщение поставщику требований к закупкам (вид и полное описание закупок, сроки поставки, требования по условиям поставки и пр.). 3
• Организация поставок. 3 Выбор способа поставок ресурсов также оказывает существенное влияние на стабильность поставок и качество результатов работы организации. 3
• Приёмка результатов закупок. 3 При получении результатов закупок они должны быть проверены в соответствии со спецификациями, указанными в заказе на закупку, чтобы убедиться в их качестве и количестве. 3
• Ведение записей по закупкам. 3 Закупки всегда связаны с большим количеством документированной информации (заявки, счета, квитанции, накладные и пр.). 3
• Анализ закупок. 3 Важной функцией управления закупками является анализ результатов закупок. 3 Он позволяет оптимизировать закупки, отказаться от работы с ненадёжными поставщиками, оценить возможности по сокращению затрат на закупки без потери качества. 3

Цели отдела закупок могут также включать поддержание высокой оборачиваемости товарных запасов, закупку товаров с гарантированно высоким качеством, поддержание партнёрских отношений с надёжными поставщиками и другие. 2