Для выявления недостачи необходимо провести инвентаризацию, в ходе которой нужно сверить данные бухучёта и фактического наличия денежных средств и товарно-материальных ценностей. 4 Для этого нужно сравнить список того, что должно быть на складе, с тем, что есть по факту, отмечая разницу в количестве. 4

Для оформления недостачи необходимо оформить сличительные ведомости. 1 В них отражают данные на начало и окончание инвентаризации по каждой позиции товарно-материальных ценностей и фиксируют следующую информацию об обнаруженных расхождениях: 4

• сумма недостачи в денежном и натуральном выражении; 4
• балансовая стоимость утраченного товара; 4
• его реальная рыночная цена; 4
• разница между ними; 4
• допустимая для компании норма естественной убыли. 4

Оформленная ведомость заверяется всеми участниками инвентаризационной комиссии и передаётся в бухгалтерию. 4 Там корректируют данные бухучёта по результатам инвентаризации. 4

Для компенсации ущерба от недостачи необходимо:

1. Провести служебное расследование. 1 Для этого может быть создана специальная комиссия. 1 В ходе расследования устанавливают причины возникновения недостачи, наличие или отсутствие вины работника, размер ущерба и обстоятельства, исключающие вину работника. 1
2. Издать приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты работника. 1 Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причинённого работником ущерба. 1 В приказе указывают сумму ущерба, которая подлежит удержанию из зарплаты работника. 1 По общему правилу эта сумма не может превышать средний месячный заработок работника. 1
3. Удержать сумму ущерба из зарплаты работника. 1 При этом общая сумма удержаний не может превышать 20% от начисленной заработной платы после вычета НДФЛ. 18

Если месячный срок истёк или работник не согласен добровольно возместить ущерб, то взыскать его можно только через суд. 2 Для этого необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства: трудовой договор, договор о материальной ответственности, данные бухгалтерского учёта, акт, подтверждающий возникновение недостачи, объяснительную записку от работника (акт об отказе дать объяснения) и иные доказательства. 5

Для получения более подробной консультации по данному вопросу рекомендуется обратиться к юристу.