Система персонифицированного учёта пенсионных прав граждан устроена следующим образом: 1

1. Соискатель при устройстве на работу предъявляет в отдел кадров данные о себе. 1 Это ФИО, сведения о рождении и прописке, медстраховка и другое. 1 Информация подтверждается документально, то есть человек предоставляет копии паспорта и других бумаг, удостоверяющих личность. 1
2. Страхователь вносит полученные сведения в свою базу. 1 Она оформляется в цифровом виде и/или на бумаге (архив). 1
3. Юрлицо в установленные сроки передаёт индивидуальные данные о работниках в фонд по месту прописки сотрудников. 1 В документе указываются данные о зарплате, премии и других начислениях за отчётный период. 1
4. В пенсионном фонде на основании полученных данных формируется сводная база, которая содержит актуальные сведения о застрахованных работниках. 1 Если наступает страховой случай, то фонд берёт данные из базы и высчитывает размер выплат/пособий. 1

При регистрации гражданину присваивается страховой номер (СНИЛС) и открывается индивидуальный лицевой счёт. 2 На этом счёте в течение всей трудовой деятельности застрахованного лица фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчёта пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, о выплатах и вознаграждениях, и в первую очередь — о страховых взносах, поступивших в фонд его будущей пенсии, на основе которых рассчитывается количество заработанных пенсионных баллов. 2