Расходы на официальные приёмы и буфетное обслуживание при организации деловых встреч можно учесть в качестве представительских расходов для целей расчёта налога на прибыль. 14

Некоторые правила учёта:

• Затраты должны быть направлены на развитие партнёрских отношений между участниками рынка. 1 Это может быть сохранение и создание новых договорных отношений, расширение производственной деятельности, рынка сбыта или поиск и устранение возможных рисков. 1
• Мероприятия должны быть строго официальными. 2 Например, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнёрами, не будет считаться официальным, в отличие от делового завтрака или обеда. 2
• Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения. 2 Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение. 2
• В 2025 году представительские расходы нормируются в размере 4% от расходов на оплату труда за тот отчётный или налоговый период, в котором представительские расходы были произведены. 4 Сверхнормативные представительские расходы при расчёте налога на прибыль не учитываются. 4

Для подтверждения представительских расходов потребуются, например, следующие документы: 2

• Приказ директора о проведении мероприятия. 2 В нём нужно указать цель, дату, время и место организации приёма, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц. 2
• Программа будущего мероприятия. 2 В ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени. 2
• Смета мероприятия. 2 Это роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать её на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства. 2
• Отчёт о проведённом мероприятии. 2 В нём отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы). 2
• Акт на списание данного вида расходов. 2 Несёт информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха). 2
• Платёжные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.. 2