Несколько способов, как руководитель АХО может оптимизировать расходы компании на офисные принадлежности:

• Рассчитать и утвердить нормы обеспечения канцелярскими принадлежностями. 1 Для этого нужно составить полный список необходимых товаров и разделить их на группы в зависимости от срока использования. 1 Затем следует собрать и проанализировать данные о расходе канцелярских принадлежностей каждым подразделением. 1 Это позволит установить нормы расхода. 1
• Учесть сезонный фактор. 1 Если специфика деятельности организации предполагает повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона или этапа выполнения работ по крупному договору, нужно сделать необходимый запас. 1
• Установить периодичность и сроки предоставления заявок. 1 Обычно пополнение запасов канцтоваров кратковременного пользования производится раз в квартал или ежемесячно. 1
• Проверить целесообразность заявок. 1 Стоит отклонять заявки с избыточными пожеланиями, например, если сотрудник требует несколько канцелярских органайзеров или дорогих ручек, когда для работы ему достаточно простого карандаша. 1
• Использовать схему консолидированных закупок. 2 Если на одном этаже располагается несколько компаний, потребности которых в значительной степени совпадают, можно договориться и направить поставщику общую заявку. 2 Так можно получить скидку. 2
• Повысить степень унификации. 2 Например, использовать универсальные моющие средства, которые могут применяться для очистки различных поверхностей. 2

Выбор конкретных мер по оптимизации расходов на офисные принадлежности зависит от ситуации в компании.