Чтобы рассчитать оптимальное количество ручек для покупки в зависимости от имеющегося бюджета, можно следовать таким рекомендациям:

1. Составить перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов. 1 Их запасы нужно пополнять раз в месяц или реже. 1 Затем составить список канцелярских принадлежностей кратковременного использования, к которым относятся ручки. 1 В среднем одному сотруднику необходимы ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт.. 1
2. Следить за расходом канцтоваров. 1 Через два-три месяца будут готовы верные данные, чтобы понять, какое количество канцтоваров необходимо закупать. 1 Для этого можно завести таблицу в Excel. 12
3. Рассчитать лимит расходов на канцтовары на одного сотрудника на год. 5 Для этого нужно составить таблицу, в которой в столбце «Наименование канцтовара» указать утверждённые нормы выдачи в расчёте на одного сотрудника, в следующем столбце — лимит на год, а в столбце «Стоимость штуки или упаковки» — стоимость товара. 5
4. Запланировать бюджет расходов на канцтовары. 5 Бюджет расходов компании или подразделения на календарный период рассчитывается по формуле: бюджет расходов на канцтовары на календарный период = сумма лимита на одного работающего сотрудника на календарный период / количество работающих сотрудников. 5

При расчёте лимитов стоит учитывать, что одна часть канцтоваров активно используется и быстро расходуется (ручки, карандаши, кнопки), а другая относится к товарам длительного использования (степлер, калькулятор, дырокол). 5 Канцтовары, которые могут служить годами, нужно обновлять один раз в год, а товары быстрого расходования закупать чаще. 5

Также можно провести мониторинг предложений рынка офисных принадлежностей, сравнить предложения нескольких игроков рынка по ключевым позициям канцтоваров и уточнить, какой будет корпоративная скидка для объёмов закупки. 5