Система прослеживаемости товаров в бухгалтерском учёте работает следующим образом:

1. Каждой партии прослеживаемых товаров присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ). 2 При ввозе в Россию из государств — членов ЕАЭС РНПТ присваивает ФНС на основании уведомления на ввоз товаров, предоставленного организацией. 2 При ввозе в Россию из других стран РНПТ формирует сама организация из номера таможенной декларации и номера строки таможенной декларации. 2
2. При приобретении прослеживаемого товара компания становится участником его оборота. 1 У покупателя возникают обязанности по учёту товара и предоставлению отчётности в ФНС. 1 Покупка прослеживаемого товара осуществляется только с использованием электронных документов (УПД или УКД). 1 В электронном документе, наряду с основными реквизитами, передаются и реквизиты прослеживаемости товара. 1
3. В программе для бухгалтерского учёта прослеживаемый товар отмечается с помощью дополнительных реквизитов. 1 Для этого в карточке товара делаются отметки о прослеживаемости, указывается страна и код ТН ВЭД. 1
4. Если данные о продукции не отражены в декларации по НДС, компании подают отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. 1 Он формируется ежеквартально до 25 числа следующего месяца, если в текущем квартале совершались операции с прослеживаемым товаром: покупка и продажа, возврат, безвозмездная передача, списание или оприходование в результате инвентаризации, импорт и экспорт товара, передача в производство. 1
5. Отправка отчёта в налоговую производится в электронном виде через сервисы ЭДО. 1 В отчёте отражаются операции, которые были совершены с продукцией в течение квартала. 1 Каждая операция вносится отдельной строкой. 1 В ней указывается дата, код вида операции, реквизиты первичного документа и контрагента. 1 Заполняется информация о прослеживаемом товаре для каждой операции: РНПТ, количество, стоимость. 1