Система персонифицированного учёта в России работает по следующему алгоритму: 2

1. Соискатель при устройстве на работу предъявляет в отдел кадров данные о себе. 2 Это ФИО, сведения о рождении и прописке, медстраховка и другое. 2 Информация подтверждается документально. 2 То есть человек предоставляет копии паспорта и других бумаг, удостоверяющих личность. 2
2. Работодатель вносит полученные сведения в свою базу, которая оформляется в цифровом виде и/или на бумаге (архив). 2
3. Юридическое лицо в установленные сроки передаёт индивидуальные данные о работниках в фонд по месту прописки сотрудников. 2 В документе указываются данные о зарплате, премии и других начислениях за отчётный период. 2
4. В пенсионном фонде на основании полученных данных формируется сводная база, которая содержит актуальные сведения о застрахованных работниках. 2 Если наступает страховой случай, то фонд берёт данные из базы и высчитывает размер выплат/пособий. 2

До 2023 года персонифицированный учёт вёл Пенсионный фонд, с 2023 года — Социально-пенсионный фонд (СФР). 3

Понятие персонифицированного учёта и порядок его ведения прописаны в Федеральном законе от 01.04.96 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». 4