Система индивидуального (персонифицированного) учёта в России работает следующим образом: 2

1. Соискатель при устройстве на работу предъявляет в отдел кадров данные о себе. 2 Это ФИО, сведения о рождении и прописке, медстраховка и другое. 2 Информация подтверждается документально, то есть человек предоставляет копии паспорта и других бумаг, удостоверяющих личность. 2
2. Страхователь вносит полученные сведения в свою базу, которая оформляется в цифровом виде и/или на бумаге (архив). 2
3. Юридическое лицо в установленные сроки передаёт индивидуальные данные о работниках в фонд по месту прописки сотрудников. 2 В документе указываются данные о зарплате, премии и других начислениях за отчётный период. 2
4. В пенсионном фонде на основании полученных данных формируется сводная база, которая содержит актуальные сведения о застрахованных работниках. 2 Если наступает страховой случай, то фонд берёт данные из базы и высчитывает размер выплат/пособий. 2

При регистрации гражданину присваивается страховой номер (СНИЛС) и открывается индивидуальный лицевой счёт. 3 На этом счёте в течение всей трудовой деятельности застрахованного лица фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчёта пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, о выплатах и вознаграждениях. 3