Как работает система электронных фактур в современных бизнес-процессах?

Система электронных счетов-фактур (ЭСФ) позволяет автоматизировать процесс выставления, передачи и приёма счетов-фактур между поставщиками и покупателями. 2

Схема работы системы: 3

1. Продавец формирует ЭСФ в своей системе электронного документооборота (ЭДО), подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и направляет покупателю. 3
2. Оператор ЭДО выступает в роли доверенного посредника, обеспечивает доставку документа, конфиденциальность передачи данных и юридическую значимость операции. 3
3. Покупатель получает ЭСФ в своей системе ЭДО, проверяет содержание и, в случае согласия с условиями, подписывает документ своей КЭП. 3
4. Оба участника обязаны хранить ЭСФ в электронном виде в течение сроков, установленных законодательством. 3

Некоторые преимущества использования ЭСФ в бизнес-процессах:

• Экономия времени и ресурсов. 5 Ускорение документооборота, снижение затрат на бумагу и печать, автоматизация обработки документов. 5
• Минимизация ошибок. 3 Автоматическая проверка данных при формировании ЭСФ исключает риск допущения ошибок, связанных с «человеческим фактором» (опечатки, неточности). 3
• Прозрачность и оперативный контроль. 3 Системы электронного документооборота позволяют отслеживать статус ЭСФ в режиме реального времени на всех этапах движения документа: от момента отправки до подтверждения получения и подписания контрагентом. 3
• Неоспоримая юридическая сила. 3 Электронная счёт-фактура подписывается КЭП, что приравнивает её к документу, подписанному собственноручно, и гарантирует защиту от подделки. 3