Система электронной отчётности на кассовых аппаратах работает следующим образом:

1. При расчётах с покупателем касса формирует фискальные документы: чеки, отчёты об открытии и закрытии смены. 4
2. Аппарат сохраняет эту информацию на фискальном накопителе — чипе, встроенном в ККТ. 4
3. Затем передаёт данные оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между налоговой и предпринимателем. 4
4. ОФД подтверждает, что получил чек или отчёт, и в режиме реального времени пересылает его в ФНС. 4

Некоторые виды отчётов, которые формирует онлайн-касса:

• Отчёт о регистрации ККТ. 3 Создаётся один раз — при первичном вводе ККТ в эксплуатацию. 3 Содержит данные о собственнике кассы, название её модели и номер, адрес и другую информацию. 2
• Отчёт об открытии смены. 23 Кассир формирует его вручную перед первой продажей или касса формирует автоматически при расчёте с первым покупателем или при любой другой кассовой операции. 3
• Отчёт о закрытии смены. 3 Кассир формирует его по завершении всех расчётов в конце смены. 3 После формирования документ автоматически уходит в адрес ОФД. 3
• Отчёт о текущем состоянии расчётов. 3 Позволяет определить, какие фискальные документы не были отправлены в адрес ОФД и в какой момент это произошло. 3

Хранить отчёты по ККТ в бумажном формате не обязательно, хотя пользователи могут по своему усмотрению решить, нужно им это или нет. 2