Процесс зачёта авансов в бухгалтерских системах, например в «1С:Бухгалтерии 8», работает следующим образом: 1

1. При поступлении оплаты от покупателя имеющаяся задолженность по договору с покупателем погашается в хронологическом порядке, а поступление сверх суммы задолженности контрагента по договору учитывается как аванс. 1
2. При проведении документа реализации имеющиеся авансы по договору зачитываются в хронологическом порядке. 1
3. При регистрации оплаты поставщику имеющаяся задолженность перед поставщиком по договору погашается в хронологическом порядке, а сумма оплаты сверх имеющейся задолженности учитывается как аванс. 1
4. При проведении документа поступления имеющиеся авансы по договору с поставщиком зачитываются в хронологическом порядке. 1

По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учётной системы применяется автоматический способ зачёта авансов. 1 Программа видит, что отгружен товар или услуга, и сама делает проводку по закрытию субсчёта 62.02 «Расчёты по авансам полученным». 2

При необходимости в программе можно отражать зачёт авансов (погашение задолженности) по определённым документам или не зачитывать авансы (не погашать задолженность). 1 Для этого в разделе «Главное» — «Функциональность» на закладке «Расчёты» устанавливается флаг «Управление зачётом авансов и погашением задолженности». 1

Если аванс и отгрузка учтены на разных договорах, то для зачёта формируют специальный документ — «Корректировка долга». 2