Учёт расходов на ГСМ в различных системах учёта происходит по-разному:

1. В журнале учёта расхода ГСМ для каждого транспортного средства фиксируются все заправки и сливы топлива, а также проводится расчёт расхода ГСМ на 100 км пробега или на 1 час работы. 1
2. С помощью систем GPS/ГЛОНАСС учёта расхода ГСМ, которые устанавливаются на транспортные средства. 1 Эти системы позволяют отслеживать расход топлива в режиме реального времени, а также получать информацию о местоположении транспорта и его движении. 1
3. В бухгалтерском учёте учёт ГСМ ведут по фактической стоимости согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы». 2 Для оформления ГСМ используют бухгалтерский счёт 10, открывают к нему отдельный субсчёт: по дебету учитывают приход горючего, по кредиту — списание. 2 Бухгалтер рассчитывает фактическое или нормативное количество использованного ГСМ и умножает его на стоимость единицы топлива. 2
4. В налоговом учёте ГСМ учитывают как материальные или прочие расходы. 2 Если основная деятельность компании связана с эксплуатацией машин, тогда ГСМ — материальные затраты. 2 Если же машины используются как служебные, тогда ГСМ — это прочие расходы. 2

Также, если речь идёт о заправке бензопилы или мотоблока, для учёта применяется акт о списании ГСМ, в котором указывают объём израсходованного бензина. 2