Учёт представительских расходов при использовании корпоративной карты происходит следующим образом:

1. Держатели карты (руководитель и сотрудники) обязаны отчитаться о том, куда потрачены деньги. 1 Для этого в течение 3 дней они оформляют авансовые отчёты и передают их в бухгалтерию. 1
2. К подтверждающим расходы документам относятся чеки ККТ, товарные чеки, акты оказанных услуг, сметы, отчёты. 1 Например, договор аренды помещения, договор и акт об оказании услуг, заказ-счёт, счёт-фактура. 4
3. Кроме стандартных первичных документов, необходимо оформить и утвердить у руководителя организации: 2

• Приказ о проведении мероприятия. 2 В нём нужно указать цель мероприятия и перечислить участвующих в нём работников компании. 2
• Смету расходов на мероприятие. 2
• Отчёт о проведённом мероприятии. 2 В нём указывают время и место проведения мероприятия, программу, состав участников, сумму расходов на организацию мероприятия. 2 Если в результате мероприятия подписаны договоры, это тоже нужно отразить в отчёте. 2

На представительские расходы компания или предприниматель могут тратить не более 4% фонда оплаты труда за отчётный период. 2

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, она может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль. 3