Как правильно проводить расчеты через подотчетное лицо?

Расчёты с подотчётными лицами должны быть прозрачными: все расходы подтверждаются документами, а остатки возвращаются. rb.ru Это помогает компании контролировать финансы и избегать нецелевых трат. rb.ru

Некоторые документы для оформления расчётов с подотчётными лицами:

• Заявление на выдачу подотчётных денег. rb.ru Сотрудник указывает сумму, цель и срок использования. rb.ru В небольших компаниях могут использовать стандартный шаблон. rb.ru
• Распоряжение руководителя. rb.ru Если компания крупная, может понадобиться согласование с директором или финансовым отделом. rb.ru Иногда достаточно подписи на заявлении, но в отдельных случаях требуется приказ о порядке расчётов с подотчётными лицами, в котором закрепляются правила выдачи и возврата средств. rb.ru
• Кассовый ордер или платёжное поручение. rb.ru Если выдаются наличные, оформляют расходный кассовый ордер. rb.ru Если переводят на карту — используется платёжное поручение. rb.ru
• Авансовый отчёт. rb.ru www.klerk.ru После использования денег сотрудник обязан отчитаться. rb.ru К отчёту прикладывают чеки, накладные, акты выполненных работ. rb.ru Если остались неиспользованные деньги, их возвращают в кассу. rb.ru
• Приходный кассовый ордер (если есть возврат средств). rb.ru Оставшиеся деньги нужно вернуть в кассу. rb.ru Бухгалтерия оформляет ПКО и вносит данные в учёт. rb.ru

Расходы подотчётного лица должны быть связаны с работой компании или ИП. secrets.tbank.ru Выдать деньги под отчёт на покупку бумажных полотенец или степлеров в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя — надо оформлять заём или матпомощь. secrets.tbank.ru

Срок представления авансового отчёта по средствам, выданным при направлении работника в командировку — три рабочих дня после возвращения работника из служебной поездки. www.klerk.ru В остальных случаях сроки устанавливает руководитель в локальном акте о расчётах с подотчётными лицами. www.klerk.ru