Для отслеживания расходов подотчётных лиц бухгалтерия ведёт учёт выданных сумм, собирает подтверждающие документы (чеки, акты, накладные) и следит, чтобы сотрудники компании вовремя возвращали неиспользованные средства. 3

Некоторые этапы контроля расходов подотчётных лиц:

1. Проверка целевого расходования денег. 1 Нужно посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. 1 Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчётных сумм. 1 Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчёту. 1 Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению. 1
2. Проверка израсходованной суммы. 1 Возможны такие варианты: работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано; сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано; сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали. 1 Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. 1
3. Проверка оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверка правильности их оформления и подсчёта сумм. 1 К таким документам относятся чек ККТ или фискальный БСО, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.. 1

Также для контроля проводится инвентаризация расчётов с подотчётными лицами. 24 Она проходит ежегодно, но если компания часто выдаёт авансовые отчёты и отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличивать частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал. 2