Как организовать мероприятия и выставки с помощью классификации затрат?

Для организации мероприятий и выставок с учётом классификации затрат рекомендуется составить смету расходов. www.klerk.ru base.garant.ru В ней нужно отразить все расходы, связанные с организацией и проведением мероприятия. www.klerk.ru

Некоторые категории затрат:

• аренда площадки и оборудования; www.klerk.ru
• транспортные расходы (транспортное обслуживание участников и персонала, доставка оборудования, питания и т. д.); www.klerk.ru
• услуги персонала (ведущие, организаторы, обслуживающий персонал и т. д.); www.klerk.ru
• контент и программа; www.klerk.ru
• питание, кейтеринг и оформление пространства; www.klerk.ru
• раздаточные материалы и сувенирная продукция. www.klerk.ru

Точный перечень расходов в каждом случае определяется индивидуально и зависит от формата и продолжительности мероприятия и других особенностей. www.klerk.ru

Чтобы составить смету, можно следовать такой инструкции: www.klerk.ru

1. Определить цель, формат мероприятия и количество участников. www.klerk.ru Нужно ответить на следующие вопросы: зачем проводится мероприятие, какой формат выбран, кто является целевой аудиторией и предполагаемое количество участников, когда и где планируется проведение. www.klerk.ru
2. Сформулировать примерный перечень расходов. www.klerk.ru Нужно включить в него основные и дополнительные расходы. www.klerk.ru В дальнейшем перечень может изменяться и дополняться. www.klerk.ru
3. Структурировать список расходов. www.klerk.ru Чтобы упростить составление документа, расходы следует разделить на группы. www.klerk.ru
4. Собрать данные о предварительных расценках. www.klerk.ru Нужно изучить предложения, подобрать несколько площадок, обратиться к поставщикам услуг и товаров и запросить подробный прайс-лист. www.klerk.ru
5. Оценить фактические расходы и оформить смету. www.klerk.ru После получения информации о приблизительных расходах, нужно рассчитать затраты по каждой статье и оформить документ. www.klerk.ru

Также при планировании мероприятий и выставок важно учитывать постоянные и переменные затраты. eventologia.ru Постоянные — те, которые не зависят от количества гостей (аренда, зарплаты, маркетинг). eventologia.ru Переменные — расходы, которые растут с каждым новым участником (кейтеринг, раздаточные материалы, бейджи). eventologia.ru