Для организации контроля за расходованием подотчётных средств рекомендуется:

1. Проверить цели расходования выданных средств. 1 Бухгалтер устанавливает, для чего предназначался выданный аванс. 1 Затем он проверяет отчётные документы и делает вывод о том, соответствуют ли траты изначально поставленным целям. 1
2. Проверить фактически потраченные средства. 1 Возможны три варианта: 1

• Сотрудник уложился в аванс. 1 Дополнительных действий не требуется, необходимо лишь приложить чеки. 1
• Потрачен не весь аванс. 1 Излишек возвращается. 1 Сделать это нужно не позднее срока, который предоставляется для проверки отчёта. 1
• Сотрудник потратил больше денег, чем было в авансе. 1 В этом случае компания компенсирует работнику излишне потраченные суммы. 1 Однако для этого он должен подтвердить, что перерасход был сделан в интересах компании и в рамках той цели, на которую выдавался аванс. 1

1. Убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы. 2 К ним относятся чеки ККТ или фискальные БСО, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.. 2 Бухгалтер проверяет правильность их оформления и подсчет сумм. 2
2. Провести инвентаризацию расчётов с подотчётными лицами. 15 Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки. 1 Однако если компания постоянно выдаёт авансовые отчёты и часто отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличить частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал. 1

Также рекомендуется заранее консультировать работников о том, какие документы они должны предоставить во время отчёта. 1 Если авансовые отчёты и командировочные выдаются постоянно, целесообразно разработать и утвердить письменную инструкцию для лиц, получающих авансы. 1