Для обеспечения сохранности и конфиденциальности бухгалтерской документации организация должна предпринять следующие меры:

• Создать материально-техническую базу хранения. 3 Для этого понадобятся здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, охраны и климатического контроля, копирования и восстановления повреждённых бумаг. 3
• Соблюдать нормативные условия хранения. 3 К ним относятся температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический и охранный режимы. 3
• Регламентировать приём и выдачу архивных дел. 3 Нужно назначить ответственное лицо по приёму и выдаче документов, а также организовать размещение дел в помещении архива. 3
• Разработать и утвердить перечень документов, которые структурные подразделения сдают в архив. 3 Также следует утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. 3
• Для конфиденциальных документов организовать отдельный документооборот. 1 В локальном нормативном акте нужно определить, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать и как они получают доступ к такой информации. 1 Кроме того, конфиденциальные бумаги следует отделить от обычных и отвести под их хранение специальную площадь. 1
• Для документов с грифом «коммерческая тайна» использовать сейфы. 5 Остальные документы нужно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. 5