Как организация должна обеспечивать сохранность и конфиденциальность бухгалтерской документации?

Для обеспечения сохранности и конфиденциальности бухгалтерской документации организация должна предпринять следующие меры:

• Создать материально-техническую базу хранения. corpinfosys.ru Для этого понадобятся здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, охраны и климатического контроля, копирования и восстановления повреждённых бумаг. corpinfosys.ru
• Соблюдать нормативные условия хранения. corpinfosys.ru К ним относятся температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический и охранный режимы. corpinfosys.ru
• Регламентировать приём и выдачу архивных дел. corpinfosys.ru Нужно назначить ответственное лицо по приёму и выдаче документов, а также организовать размещение дел в помещении архива. corpinfosys.ru
• Разработать и утвердить перечень документов, которые структурные подразделения сдают в архив. corpinfosys.ru Также следует утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. corpinfosys.ru
• Для конфиденциальных документов организовать отдельный документооборот. www.klerk.ru В локальном нормативном акте нужно определить, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать и как они получают доступ к такой информации. www.klerk.ru Кроме того, конфиденциальные бумаги следует отделить от обычных и отвести под их хранение специальную площадь. www.klerk.ru
• Для документов с грифом «коммерческая тайна» использовать сейфы. www.glavbukh.ru Остальные документы нужно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. www.glavbukh.ru