Для оформления взаимного зачёта недостач и излишков при пересортице необходимо выполнить следующие шаги: 2

1. Оформить сличительную ведомость. 2 По итогам инвентаризации бухгалтер оформляет ведомость по форме ИНВ-19 в двух экземплярах: один остаётся в бухгалтерии, а второй передают материально-ответственному сотруднику. 2
2. Получить объяснительную записку от материально ответственного лица. 2 Записку составляют в свободной форме на имя председателя инвентаризационной комиссии. 2 В ней нужно указать, каких товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, почему произошла пересортица, какие меры примут, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем, и просьбу зачесть ошибку как пересортицу. 2
3. Внести предложение о зачёте пересортицы. 2 Председатель инвентаризационной комиссии оформляет отдельным документом предложение о зачёте пересортицы и направляет руководителю компании или ИП. 2 В документе указывают информацию об инвентаризации, во время которой обнаружили пересортицу, наименование и количество товаров, по которым зафиксировали недостачу и излишки, информацию из объяснительной записки материально ответственного лица, данные из заключения технолога, которые подтверждают, что товары относятся к одной категории или одному виду, если такой документ есть. 2
4. Оформить приказ о зачёте пересортицы. 2 Если руководитель согласен с предложением о зачёте пересортицы, он оформляет приказ. 2 В нём указывают информацию о прошедшей инвентаризации, излишек и недостачу какого товара обнаружили, на какую сумму и в каких количествах, кратко причину случившегося. 2
5. Оформить ведомость учёта результатов инвентаризации. 2 В ведомости ИНВ-26 указывают, как будут регулировать расхождения: пересортицей, списанием или отнесением на виновных лиц. 2

Решение о взаимном зачёте излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа. 3