Движение наличных средств в кассе при подотчётных операциях оформляется с помощью следующих документов: 3

• Расходный кассовый ордер или платёжное поручение. 3 Если выдаются наличные, оформляют расходный кассовый ордер, если переводят на карту — используется платёжное поручение. 3
• Авансовый отчёт. 34 После использования денег сотрудник обязан отчитаться. 3 К отчёту прикладывают чеки, накладные, акты выполненных работ. 3
• Приходный кассовый ордер (если есть возврат средств). 3 Оставшиеся деньги нужно вернуть в кассу. 3 Бухгалтерия оформляет ПКО и вносит данные в учёт. 3

Алгоритм выдачи денег сотруднику: 2

1. Издать приказ, в котором указать сумму, цель (на что тратить), ФИО подотчётного лица. 2
2. Визировать заявление работника на выдачу средств. 2
3. Выдать наличные деньги сотруднику из кассы или отправить платёжное поручение в банк для перечисления средств на счёт подотчётника. 2

Работодатель самостоятельно утверждает порядок выдачи и максимально возможные суммы подотчётных средств, которые фиксируются в соответствующих локальных нормативных документах. 3