Чтобы оформить компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, нужно заключить письменное соглашение между сотрудником и работодателем. 14 Условия выплаты компенсации и возмещения расходов можно прописать в: 1

• трудовом договоре при его заключении; 1
• дополнительном соглашении к трудовому договору; 14
• отдельном документе — соглашении о выплате компенсации и возмещении расходов в связи с использованием личного имущества работника. 1

В соглашении необходимо указать: 1

• сведения о сторонах соглашения; 1
• наименование имущества, его марку, модель; 1
• размер компенсации за использование личного имущества; 1
• срок использования личного имущества; 1
• виды возмещаемых расходов; 1
• порядок определения размера возмещаемых расходов; 1
• порядок и сроки выплаты компенсации и расходов работнику. 1

Соглашение нужно составить в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны. 1 При этом на экземпляре работодателя работник должен поставить подпись, которая подтвердит факт получения им второго экземпляра соглашения. 1

Далее необходимо издать приказ о выплате компенсации. 1 Руководитель организации (или иное уполномоченное должностное лицо) издает приказ, с которым нужно ознакомить работника под роспись. 1

Важно собрать подтверждающие документы: 3

• чеки, счета, квитанции; 3
• акт о согласии использовать имущество в рабочих целях; 3
• приказ о выплате. 3

Если выплаты не зафиксированы документально, налоговая может расценить их как доплату к зарплате и начислить налоги. 3