Для написания пояснительной записки в налоговую о причинах образования задолженности рекомендуется следовать общему порядку: 1

1. Составить ответ на фирменном бланке организации. 1 Если такого бланка нет, в шапке документа указать полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес. 1
2. Указать номер и дату требования, на которое составляется пояснение. 1
3. Переверить отчётность, чтобы исключить опечатки или описки. 1
4. В описательной части ответного письма детально и последовательно раскрыть обстоятельства ситуации, которую требуется объяснить. 1
5. Опираясь на факты, подтвердить обстоятельства документально. 1
6. Приложить копии документов к ответу, если таковые имеются. 1

Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. 1 Ответ составляют в произвольной форме с учётом стандартов делового письма. 2

Структура пояснительной записки: 2

• Вводная часть. 2 Реквизиты получателя — ИФНС, сведения об отправителе — налогоплательщике (наименование, адрес, ИНН/КПП, телефон), номер и дата налогового требования, на которое даётся ответ, исходящий номер и дата записки. 2
• Заголовок. 2
• Содержательный блок. 2 Содержание записки зависит от конкретной темы запроса. 2
• Подписи с расшифровкой. 2
• Приложения. 2

Образцы пояснительных записок можно найти, например, в «Практической энциклопедии бухгалтера». 4