Несколько рекомендаций, как контролировать расходы с использованием корпоративных банковских карт:

• Установить лимиты траты средств. 15 Можно индивидуально по каждой карте. 1 Например, выделить на канцтовары 50 000 рублей в месяц, и сотрудники не смогут потратить больше этой суммы. 5
• Издать локальный нормативный акт. 14 В нём нужно прописать правила пользования корпоративными картами, в том числе сроки, когда сотрудники должны отчитаться о потраченных деньгах. 1
• Проверять отчётность сотрудников. 1 Это можно делать ежемесячно, используя выписки, которые банки предоставляют по каждой карте. 1
• Вести реестр расходных операций. 2 В нём сотрудники должны по каждой сумме записать цель расхода. 2 Это касается и оплат картой, и суммы наличных, которые снимали с корпоративного счёта через банкомат. 2
• Требовать подтверждающие документы. 35 Каждый расход, осуществляемый с корпоративной карты, должен быть подтверждён соответствующими первичными документами. 3 Это могут быть чеки, товарные накладные, счёта-фактуры, квитанции и другие формы, которые подтверждают факт покупки товаров или услуг. 3
• Исключать использование карты в личных целях. 3 Когда сотрудник использует корпоративную карту для личных нужд, такие расходы признаются доходом сотрудника и облагаются налогами. 3