Работодатель может компенсировать расходы на топливо сотрудникам, которые используют личный автомобиль для разъездной работы (ст. 188 ТК РФ). 25

Для оформления компенсации нужно выполнить следующие шаги: 5

1. Прописать детали возмещения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. 5 В договоре необходимо указать, что у сотрудника разъездной характер работы и он может использовать свой автомобиль для получения компенсации. 4
2. Сотрудник подаёт заявление и указывает, для исполнения каких должностных обязанностей и с как часто использует личную машину. 5 К заявлению он прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства и показывает работодателю оригинал. 5
3. Руководитель издаёт приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику. 5

Документальным подтверждением расходов служат: 3

• Путевые листы. 3 Здесь прописывают маршрут поездки, цели поездки, даты и время. 3 Это подтверждает служебный характер поездок. 3
• Чеки на топливо. 3 В выписках должна быть информация о дате покупки, наименование АЗС и стоимость горючего. 3
• Отчётные документы. 3 При необходимости, если поездки связаны с выполнением конкретных задач. 3

Обычно документы подают в бухгалтерию компании в конце месяца или другого отчётного периода, установленного работодателем. 3 Несоблюдение сроков подачи может привести к задержкам в выплатах компенсации за бензин. 3